Крупский районный исполнительный комитет

222001, г. Крупки, ул. Советская, 8

Тел/факс: (01796) 27-6-03

Адрес электронной почты: Адрес электронной почты защищен от спам-ботов. Для просмотра адреса в вашем браузере должен быть включен Javascript.

Время работы архива: понедельник-пятница  с 8.00 до 17.00

                             обед с 13.00 до 14.00
                             суббота, воскресенье – выходной

 В понедельник прием граждан не осуществляется

Время выдачи справок и приема заявлений:  

вторник-пятница с 8.00 до 17.00

Консультирование граждан по вопросам
оформления документов и прием документов на хранение: 

вторник, четверг, пятница с 8.00 до 17.00

Директор – Лахцутко Татьяна Васильевна 

Сведения об осуществлении административных процедур 

С 24 июня 2015 г. в соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 19.06.2015 № 251 «О внесении дополнений в Указ Президента Республики Беларусь» государственные и территориальные (городские и районные) архивы местных исполнительных и распорядительных органов выполняют административные процедуры, указанные в главе 18 «ПОЛУЧЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ ИЗ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ» Перечня административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 26 апреля 2010 г. № 200 «Об административных процедурах, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан») 

18.25.1 Выдача архивной справки (архивной копии, архивной выписки, информационного письма) по запросам социально-правового характера (составляется на основе архивных документов, не содержащих сведений, относящихся к личной тайне граждан), касающимся имущественных и наследственных прав граждан. 

18.25.2 Выдача архивной справки (архивной копии, архивной выписки, информационного письма) по запросам социально-правового характера (составляется на основе архивных документов, не содержащих сведений, относящихся к личной тайне граждан), не касающимся имущественных и наследственных прав граждан. 

18.26 Выдача архивной справки (архивной копии, архивной выписки) по запросам социально-правового характера, касающимся архивных документов, содержащих сведения, относящиеся к личной тайне граждан.

Документы на хранение в государственное учреждение «Крупский районный архив» передаются только в упорядоченном виде: в архивной коробке, прошиты в картонную твердую папку (обложка «дело» без скоросшивателя), пронумерованы листы, составлены обложки дел, листы-заверители, оформлены описи дел.

ВАЖНО

В настоящее время основными нормативными правовыми актами, которыми руководствуются государственные органы, иные организации и индивидуальные предприниматели при отборе и подготовке дел для передачи на постоянное хранение в государственный архив являются:

Закон Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве» (далее- Закон);

постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012г. №143 «Об утверждении Правил работы архивов государственных органов и иных организаций» (далее- Правила);

постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4 «Об утверждении Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях» (далее- Инструкция);

постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 140 «О перечне типовых документов», постановление Министерства юстиции от 30.08.2022г. №115 «Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 140» перечень типовых документов установлен в новой редакции (далее- Перечень-2022).

При применении Перечня-2022 следует обратить особое внимание на правильный выбор графы перечня в конкретной организации ввиду существенного различия сроков хранения одних и тех же видов (названий) документов «10 лет» или «30 лет».

Применение данных норм на практике должно осуществляться с учетом Правил, а порядок уничтожения документов и дел временного хранения, сроки хранения которых истекли – главой 16 Инструкции, и главой 13 Правил.

Перечень-2022 обязателен к применению всеми государственными органами, иными организациями (как государственными, таки негосударственными), индивидуальными предпринимателями и должен использоваться при проведении экспертизы ценности документов в целях установления сроков хранения.

В соответствии с п. 51 Правил документы формируются в два этапа:

1. В делопроизводстве, при подготовке дел к передаче на хранение в архив организации;
2. Архиве организации при отборе и подготовке дел для передачи на постоянное хранение в государственный архив, при выделении к уничтожению документов и дел временного хранения, сроки хранения которых истекли.

Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения должно оформляться актом. Пока Описи не составлены и не утверждены, акт не может быть утвержден и, соответственно, ни один документ не может быть уничтожен, даже если нормативно установленный срок его хранения уже истек.

Организация и проведение экспертизы ценности документов дел, определение сроков хранения документов и дел являются одними из основных задач и функций экспертной комиссии организации, следовательно, определение сроков хранения документов и дел , образовавшихся в деятельности организации, является компетенцией самой этой организации и действующей в ней экспертной комиссии, хотя при этом данная комиссия должна руководствоваться прежде всего действующими актами законодательства Республики Беларусь и Перечнем-2022.

Документы на хранение в государственное учреждение «Крупский районный архив» передаются только в упорядоченном виде: в архивной коробке, прошиты в картонную твердую папку (обложка «дело» без скоросшивателя), пронумерованы листы, составлены обложки дел, листы-заверители, оформлены описи дел. Правильность оформления дел проверяется директором архива. Неправильно оформленные документы возвращаются на доработку (Глава 12 постановления). Коробки должны иметь откидную крышку, быть изготовлены из бескислотного картона, содержать металлические скобы, клейкую ленту. Размер и форма коробок для документов формата А4 (210 х 297 мм) должны соответствовать следующим параметрам: высота 180 мм, ширина 300 мм, длина 400 мм (Глава 36 постановления). Данные нормы являются обязательными и предусмотрены Правилами.

Передача дел в архив.

Документы формируются в дела по видам документов и располагаются в хронологической последовательности (по датам-более ранний документ сверху, последний - снизу).

Оформление дела:

- дела подшиваются не менее чем в четыре прокола прочными нитками в чистую твердую обложку с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке металлические предметы (скобы, скрепки и др.) из документов удаляются, изымаются копии, дублетные экземпляры документов (п.184 Инструкции);

- объем дела не должен превышать 300 листов при толщине не более 40 мм. При большом объеме документов дело делят на самостоятельные тома. Документы каждого тома являются продолжением предыдущего (п.171 Инструкции);

- документы в деле систематизируются согласно п.172 Инструкции;

- листы в деле нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу лицевой стороны каждого листа черным графитным карандашом. Лист-заверитель дела, а также первый чистый лист не нумеруются (п.185 Инструкции). В листе-заверителе цифрами и прописью указываются количество пронумерованных листов. Лист-заверитель подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления;

- при оформлении обложки дела соблюдаются правила п.188 Инструкции;

- личные дела, передаваемые на хранение, оформляются в соответствии с «Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников», утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству №2 от 26.03.2004г.;

- личные карточки уволенных работников (ф.Т-2) раскладываются в алфавитном порядке.

Опись дела:

- опись составляется в 1(3) экземпляре, текст описи представляется только в печатной форме;

- в опись включаются только имеющиеся в наличии сформированные, оформленные и прошитые дела, заполнение описи происходит в соответствии требований п.196 Инструкции и согласно приложению 16 Инструкции;

- к описи составляется историко-архивная справка (предисловие для ИП);

- опись прошивается нитками в отдельную чистую картонную папку в четыре прокола и состоит из: чистого листа, историко-архивной справки, титульного листа, описи, листа-заверителя;

- на обложке описи указывается наименование организации (полное и сокращенное, согласно свидетельства о государственной регистрации), если были переименования и смена адреса с города на район – указать все, включая периоды и адрес. Если смены юридического адреса не было, указывается последний адрес местонахождения в районе; количество листов описи.

Историко-архивная справка (предисловие для ИП).

Историко-архивная справка (предисловие) составляется в соответствии с Главой 31 Постановления. В историко-архивной справке обязательны ссылки (размер шрифта 10) на источники опубликования правовых актов, документов, использованные при составлении историко-архивной справки (абзац 2 п.263).

Название дел и сроки хранения.

Названия дел и сроки хранения должны соответствовать требованиям постановления Министерства юстиции от 30.08.2022г. №115.

Требования к шрифту при оформлении документов.

Печатание и оформление документов в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных правительству Республики Беларусь осуществляется по установленным в компьютерах шаблонам со следующими параметрами настройки в редакторе Microsoft Word:

формат А4 (210 х 297 мм) - для, протоколов, докладных записок, справок, телеграмм и других документов:

• поля страницы: верхнее и нижнее - не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое - 10 мм. В таблицах допускается уменьшение левого поля до 20 мм, правого -до 8 мм (когда текст не вмещается);
• шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 15. В таблицах допускается уменьшение до 13 пт (когда текст не вмещается);
• межстрочный интервал: для формата А 4 - одинарный; в адресах, заголовках и подписях - точно 14 пт, в таблицах допускается уменьшение до 11 пт (когда текст не вмещается);
• первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;
• выравнивание по ширине и, как правило, без переносов слов (в таблицах выравнивание по необходимости, с переносом слов);
• номера страниц в центре верхнего колонтитула с расстоянием 10 - 15 мм от верхнего края, размер шрифта 14 пт (первая страница не нумеруется).

Вышеуказанные нормативные документы размещены в свободном доступе в сети Интернет и обязательны для изучения управляющими, индивидуальными предпринимателями, организациями, которые обязаны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку оформления документов при передаче их в архив.